兵工财会｜浅谈物流信息化在财务核算中的作用
编者按：我国最大的防毒面具生产基地——山西新华化工有限责任公司（防护器材分公司）与金算盘公司经过长期的战略合作，于2013年正式启动了物流信息化平台项目。目前，公司物流信息规范化，财会管控显成效。平台助新华化工实现存货“一物一码”，提高账物核对的时效性；实现单据“一单流转”，完成期末“一键取数”；实现往来账目“一目了然”，及时掌握供销动态；实现成本费用归集细化，推动标准成本建立；实现“财”“物”完全融合的一体化业务，提升企业运营价值。
作者：山西新华化工有限责任公司 丁薇
随着时代的发展，经济技术水平的提高，电子信息化的实现正逐步成为现代企业的竞争焦点。作为企业运行基础的物资流转信息涵盖了物资采购、生产领料、成品销售以及财务核算的重要内容，可以说，物资流转是贯穿于整个企业生产运行环节的重要载体。因此，要实现对物资流转的精细化管控，真正做到“财”与“物”的完全融合，物流信息化的建设和平稳运行成为企业发展的必然趋势，也是企业财务精细化的重要工作。本文以山西新华化工有限责任公司（防护器材分公司）的物流信息化建设与运行过程为例，总结了一些心得体会，与大家共同分享。
一、分析公司运营现状，启动物流信息平台
山西新华化工有限责任公司（防护器材分公司）是我国“一五”期间国家156项重点工程之一，隶属于中国兵器工业集团公司。作为我国最大的防毒面具生产基地，是集军品、民品于一体的多种个体防护装备生产企业。公司每年生产的固定产品200余种，生产耗用的原材料超过1000种，同时，为了适应市场变化，满足客户需求，还会有多种创新性技术工艺、调整原材料规格的特殊产品，这就造成批量不大、品种不少、换产频繁的生产现状。基于企业的实际状况，我公司与金算盘公司经过长期的协力合作，制定了个性化的运行方案，终于在2013年正式启动了物流信息化平台项目，运行了“基础档案”、“物品管理”、“采购管理”、“销售管理”、“库存管理”以及“存货核算”共六大模块，经过反复的流程修改和多次的模拟运行，截止目前，取得了一定的效果。
二、各个模块齐发展，促进平台稳运行
（一）完善基础板块建设，搭建平台基本框架
俗话说得好“基础不牢，地动山摇”，基础板块作为物流平台的运行基石是至关重要的。建立健全基础数据 ，是一个复杂漫长的过程，从准确人员信息、核实往来单位、设置存货明细、对应财务科目、选择匹配的核算方法等，由各相关部门进行逐一整理与审核。
1、人力资源管理部门核定人员信息，确定操作人员的权限配置
人力资源管理部门根据汇总的公司各单位定岗定编人员花名册，仔细核查确定每位员工的岗位职责，据此设置物流信息化平台操作人员的权限。
2、技术部门规范存货（原材料、半成品、产成品）的基础属性
技术部门按照国家发布的行业标准及公司的各项关于名称标准化的文件要求，重新确定规范各项存货的名称、规格型号、计量单位等基础属性，并按其属性类别设置相应的库房货位。
3、销售部门核实往来单位及其基础信息
销售部门根据实际业务，编制往来单位基础信息表，进一步确认其名称、账户、税号等具体内容，进而按照区域进行系统编码。
4、财务部门确定对应的财务科目、制定期末核算方法
财务部门遵照《会计基本准则》，按日常业务的经济核算情况，制定了原材料按计划价格核算，半成品及产成品按实际价格核算的期末成本计算方法。
（二）加强各个板块培训，完成表单准确录入
基础模块设置完成，我公司按照业务性质进行了多场次专项培训。首先介绍了物流信息平台的基本登录方法，系统梳理从物品采购入库、生产领料出库、成品完工交库、产品销售出库到期末财务核算的整体流程；然后有针对性的讲解每个模块具体单据的录入填写、申请审批、错误更正；再次对个别表的设置应用进行详细的说明；最后将理论与实际相结合，让每位员工亲自操作，对单个特殊业务特殊处理，鼓励、督促大家在短时间内不仅要做到“有物必有单，有单上物流”，而且更要做到人人懂理论、个个会操作。
（三）发现问题及时解决，实现预期运行效果
在物流信息化系统的运行过程中，遇到了不少问题。操作人员的不熟练、明细表与汇总表的尾差、单据内容的错误等等，我公司及时与金算盘公司积极沟通，采取编制操作流程手册、建立自查审批制度、制定相应的奖惩机制、安排专人负责，做到“小问题当天处理，大问题次日解决”，通过以上措施从刚开始的“运行难、问题多、期末一天在改错”到目前的“发现错误、立马纠正”，及时解决了物流信息化系统在运行过程中出现的各种问题，实现了“一单流转”以及月末的“有单即成表，成表即取数，取数即可用”的一体化业务。
三、物流信息规范化，财会管控显成效
（一）实现存货“一物一码”，提高账物核对的时效性
通过前期的准备工作，对所有的物品逐一进行整理归类、分配库位、制定编码规则，完成了“一物一码”的基础配置，实现了公司原材料、半成品、产成品三大类共1825种物品信息的身份验证，形成了完整的物资数据库。在日常物品出入库时，输入该物品的名称或者编码可以准确查询到单个物品本期内所有的流转信息及结存情况，改善了手工记账时期逐条记录，逐条计算的繁琐工作，既便于日常的账物核对，及时发现出入库错误；又便于期末的汇总盘点，根据库房货位的类别确定各类各库物品的在库情况。
（二）实现单据“一单流转”，完成期末“一键取数”
手工记账时期，所有的单据（计划单、验收单、领单）全部通过各岗位人员手工填写，手工签字，层层审批，手续复杂，费时费力，如遇相关人员出差等问题，耽误生产。启用物流信息化平台后，从计划单开始，利用系统的操作功能，逐一生成“采购订单”、“物品入库单”，再由“领用申请单”生产“领用出库单”，所有单据在平台上完全实现“首单录入，后续生成”，审批流程也转到线上，相关权限的审批人员通过系统的审批功能，实现一键审批。
期末，财务人员也省去了“一叠单据，反复加减，易漏易错”的繁杂工作，通过系统“账册报表”的功能，设置所需要的汇总表、明细表、分类表等，根据库位类别，直接锁定该库位出入库数量及金额的所属期发生明细，自动形成存货报表，完成一键取数。
（三）实现往来账目“一目了然”，及时掌握供销动态
根据区域将供应商及客户分类后，采用系统的往来明细账表替代手工统计账簿后，可以清楚的体现每个供应商的期间供货水平及客户的购买能力。依据采购类账表准确区分“估价验收”及“正验入库”，统计期间内的“暂估应付款”与“实际应付款”的发生情况，及时调整应付账款周转率，获取市场优势。依据销售类账表准确区分已销售未开票数据及实际销售数据，据此判断区域内市场的需求水平，控制“两金”中应收账款的发生情况，督促业务人员及时开票结算，回收资金，避免形成呆账、坏账。
（四）实现成本费用归集细化，推动标准成本建立
月末成本费用的归集分配是财务核算的重要工作之一，领料单据繁多、成品品种复杂，易混易错是手工记账期间全部依靠人工进行材料费用发生额归集分配时不可避免的问题，此类问题的发生，既降低工作效率，又耽误工作时间，可谓是“百害而无一利”，运行物流信息化系统后，将所有的出库单据类别根据系统“单据类别”功能设定为“生产领用”“劳保领用”“试验检验”等与财务科目一一对应的成本费用归集类别，由“产品名称”功能设定消耗的材料用于生产的产成品，一单即可完成期末成本报表的材料费用数据提取、细化归集，再根据往期数据进行对比，建立单位产品的标准成本，即时计算成本费用率，加强费用资金管理，节约支出，提高经营质量，推动财务管理精细化工作的进程。
（五）实现“财”“物”完全融合的一体化业务，提升企业运营价值
我公司结合实际实施了个性化的物流信息化平台项目，经过多年的平稳运行，不仅加强了财务部门与采购、销售、技术等各个部门的业务联系，更重要的是，财务部门不再仅仅是单纯发挥经济业务核算的职能，而是已经深入到公司一线业务中，在做好基础工作的同时，充分发挥了财务管控作用，将“财”与“物”有规则的融合，全面实现了财务与业务的信息共享。同时，借助即时的财务指标和精确的物流、信息流数据库，进一步进行数据挖掘分析，及时调整控制相关业务，为企业全价值运营分析决策及落实企业高质量发展战略起到了极大的推动作用。
