政府信息中心资产管理信息化探索

      办公物资是机关、事业单位办理公务的物质基础。随着社会的进步和办公需求的增长,机关、事业单位都拥有类型繁多、数量庞大的办公物资,而物资管理大都以落后的手工方式进行,不仅数据查询困难、效率不高,而且难以跟踪物资变更。在每年财政局组织的清产核资工作中,很多单位都提出了更新物资管理手段的需求。

 

      信息中心是市委、市政府的信息技术管理机构,负责市委、市政府信息网络、网站系统的规划、建设、管理和维护工作。目前大部份信息管理中心都管理着庞大的网络平台、应用软件平台、安全支撑平台和政务门户网站平台,并且集中运行着多个部门的公众、内部网站、网络化办公系统等,同时信息中心也承担着整个系统的信息设备配备工作,因此,政府信息中心资产管理具有资产数量庞大、种类繁多、分布地域广、使用周期长、资产变动频繁等特点。如果依然采用原有的模式进行管理,势必造成无法监控资产流动的整个过程,这样不仅不能动态反映资产的使用单位、使用人员和存放地点,并且对资产的使用效益、物资消耗等也难以分析。物资管理的实践使我们认识到,物资管理是一项比资金管理更繁杂、更艰巨的工作,必须用科学的手段,运用信息化技术进行管理。

 

      为了落实“三快一提高”(这个概念不清)的工作目标,提高机关物资管理水平,优化物资管理流程,信息中心以创新的思路,运用现代化资产管理信息技术,采用资产管理信息化软件,紧密结合机关、事业单位的物资管理实际情况,具有很强的针对性。信息中心推广资产管理信息化工程已逐步获得财政局、审计局和市委组织部等有关管理部门的高度评价,并将进一步得到推广。

 

      对于信息中心的资产相关部门领导也制定了严格的管理制度,如信息中心的各类资产要统一造册登记,分配在各处室的资产,分别由各部室负责使用、维护和管理。其余资产统一由办公室统一配置、管理、存放、收发。同时各处室负责管理的资产也需要造册登记,如果属人为损坏,应该照价赔偿;如果属自然损耗,也应及时上报,属责任事故的,要自觉填写“事故登记表”,进行相关处理。如果内部管理人员发生变动,需办好交接手续,做好资产的进出登记,做到进出有记载、有签名,件件有着落。对于低值易耗品的登记,不论东西大小,也要有登记。

 

      随着信息化的快速发生,大部份政府信息中心的资产管理工作都采用了信息化管理的方式,采用软件将物资管理过程中所涉及的各个环节有机的结合起来。以现有机关、事业单位物资管理实际运行机制为模型,综合物资管理人员的管理经验和具体工作实践。

 

      软件对物资整个管理流程进行计算机辅助管理,从资产申请购买开始,涵盖了资产采购、资产入库、资产使用、资产出库、资产维护、资产清查、资产报废等物资管理工作的全过程。通过资产管理软件实现了资产业务管理与财务管理的数据对接,形成了财务固定资产数据与物资管理数据可以相互导入导出,实现数据共享。同时为资产管理者提供了智能的跟踪分析、帐表查询等,使管理者能实时掌握资产的运营状态和辅助信息。同时资产管理软件提供了资产的维修管理,能跟踪资产维修情况,记录维修原因,维修人员信息、维修结果、配置/附件变化情况、维修费用等历史报告。加强了政府机关贵重精密物资设备等资产的日常管理与维护,提高了物资的使用寿命、降低了资产投资。通过信息化的资产管理软件不仅规范了信息中心物资管理的整个流程,而且加速了信息化的日常管理,极大地提高了工作效率和物质管理水平。