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诸城市教育局资产信息化管理

 保证固定资产的安全、完整,杜绝学校固定资产无谓流失,真正发挥学校硬件设施的效益性,促进教育事业健康有序发展,加强学校固定资产管理已刻不容缓。各地政府为了加强对学校国资的监管,纷纷进行资产管理改革,山东省诸城市教育局抢先改革资产管理,成为山东省资产改革的领头羊,并取得了预期的效果。

 

诸城教育会计核算中心概述

 

      诸城市隶属于美丽的风筝之都----潍坊。为了响应国家财政制度改革,诸城市教育局于2004年1月成立教育会计核算中心,中心采用了金算盘的资产管理系统。中心运行至今已纳入50多家下属学校进行统一、集中核算,教育核算中心工作流程的前台分为稽核、汇兑、出纳、校产管理四个岗位,后台为会计岗位,下属学校设报账员和学校资产管理员,按照报账员—稽核—汇兑(出纳)—会计的先后顺序办理业务。

 

      诸城市教育会计集中核算中心为了加强对固定资产的管理,为资产系统开设专柜,由专人负责。该中心使用了资产管理软件全部模块,在中心及54家基层单位共有55人操作使用本软件。通过本系统的应用,极大地提高了资产的监管力度,全面控制了各单位资产使用情况,实现了资产的合理调度和资源的优化配置。提高了工作的效率,规范了管理流程,取得了很好的效果。

 

中心资产管理需求分析

 

      一直以来,固定资产管理是中小学校财务管理的薄弱环节。随着农村中小学布局调整规划进一步实施,撤扩并学校正在有计划、有步骤地进行,办学规模日益扩大,学校办学条件日益现代化、科学化,教学硬软件设施投资日趋增长,对基本建设投入不断加大,学校固定资产管理问题尤显突出。

 

1、资产管理存在“重钱轻物,重购轻管”现象

 

      许多学校因固定资产管理意识不强,只顾建设购置,忽略固定资产管理,投入使用后转增固定资产,存在着“重钱轻物”、“重购轻管”现象。

 

2、资产账册管理混乱

 

      属动产的固定资产,根本没有设置固定资产总账、明细账核算,购置时根本没有入账,形成大量账外资产,更谈不上报废,减少时调整相关资产项目。属不动产的房屋建筑物完工后,既没有办理竣工决算,也不进行验收就开始使用,没有及时增加固定资产。

 

3、价值低的资产,数量多,分布广,不易管理

 

      由于没有严格的执行标准,许多由于价值低,易损耗,够不上固定资产的物品,则作为固定资产入账;财产清查不定期;账项调整不及时,不准确;总之,会计核算、管理不规范,导致固定资产价值在账面上无法真实反映,账实不符。缺乏系统的、完善的固定资产管理办法。

 

4、学校不断改革,管理日益规范化

 

      随着学校布局调整的不断进展,各地不断撤并了高中、初中、小学,合理扩大了学校的规模,优化教育资源配置,逐步实现学校布局合理化,办学条件标准化和科学管理规范化的目标。但针对撤并学校校产处置存在许多问题。

 

5、资产产权不明确,导致国资流失

 

      鉴于以上问题与矛盾,导致学校属不动产的固定资产如土地、房屋、建筑物等,产权不明确,账面上没有很好反映,存在许多账外资产,处置时政府未认真去管,造成国有资产的无谓流失。

 

中心校产业务管理介绍

 

      1、根据《中小学财务管理制度》固定资产管理要求,确定固定资产处理范围:一般设备单位价值在500元以上,专业设备单位价值在800元以上,使用期限在一年以上并且在使用过程中基本保持原有物质形态不变的资产;虽然单位价值达不到规定标准,但耐用年限在一年以上大批同类物资,如图书、仪器课桌凳、办公桌椅等。范围以外的校产分别列材料或低值易耗品核算。

 

      2、由部门管理员根据变动资产的原始凭证,审查核对,确认有关经办人员、领导已签字、保管人员已验收入(出)库后,根据原始凭证内容,填写固定资产增减凭单(校产管理电算化软件运行后,通过软件用微机打印),并分别交报账员、总管理员及自己留存等,同时将平时增减的校产输入固定资产卡片并打印。(原资产卡片编号规则:完全编号为10位,其中第九类音体美劳设备中的音乐器材为11位。前4位,音乐前5位为类、项、目编号,5、6位为同目中不同规格、型号财产编号,后4位为财产顺序编号。例如:8022030011的意义为:第八类8办公、事务设备及家具第二项02办公、生活用家具第二目2椅、凳中第三种03椅凳:沙发椅中的第十一个椅子。新版校产管理软件自动编号规则:以资产类别最低类分别编号,前4位为类别编码,后6位为微机自动编排顺序号,不再根据不同规格、型号分类。原、新编号处理办法:新编号以每小类中数量最多的资产开始,其余依次编排,但原来编号不变,只将原来后4位顺序号不同的资产编号填在卡片备注栏中。)

 

      3、根据固定资产增减凭单,分别编制记账凭证。其中,交报账员的一联,由报账员报核算中心,报账后,由会计编制记账凭证,增加单位的固定资产、固定基金。(校产管理电算化软件正常运行后,购进固定资产的原始凭证报账时没有校产管理员通过软件打印的增加凭证,稽核审核时将不予报销。)校产管理员、部门管理员根据各自的增减凭单,编制固定资产记账凭证,分别登记各自的固定资产总账、明细账等。

 

      4、月底结账、对账,传输数据。校产总管理员每月及时结账,与会计核对一次账目,并通过软件的资产传输功能按要求将所有数据上报核算中心;校产总管理员与部门管理员每季度应核对一次账目,以保持账账相符。

 

      5、年底资产稽查。学校资产管理员根据平时在软件中输入的资产卡片,生成的资产存放地点分布表对校产进行全面清查盘点,在盘点的基础上年末编制固定资产清查表。通过清查,核对数量,做到账、物、卡相符;同时检查管理使用情况,上报中心总资产管理员。

 

软件应用模式及网络分布

 

      1、 应用模式:C/S结构的资产管理

 

      2、 网络分布:中心为了加强资产管理,为资产信息设立专线。中心通过web服务器与下属单位学校的信息进行数据传递。系统网络示意图如下所示。

 

 

                   

 

 

使用效果

 

      现在,随着资产管理信息化工作的成功推进,该中心解决了资产分布范围广、监管难的问题。从资本经营预算、业绩衡量、综合考核、效能审计等方面实施全方位的管理,提高了资产使用效益,并对推行国家资产管理建设提供了有利的条件。金算盘资产管理系统,为本级政府资产管理体制改革,作出了令人欣慰的贡献。同时也带动了潍坊其他地区对资产管理的改革,安丘市教育局和昌邑市教育局也相继采用金算盘资产管理软件。