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从“物资供应处”引发的研究所管理系统变革

         通常情况下,财务和IT部门,或者干脆就是企业领导人是推动企业信息化项目的主要力量。在西安某研究所最近的管理系统变革中,却源自于“物资供应处”的主动请缨,最终理顺了物流、资金流和信息流在研究所的顺畅传递,优化了审批流程,大大提高了管理效率。

 

  “受气的”物资供应处

  有50多年历史的该研究所现有职工1700余人,各类专业技术人员1100余名。其中,工程院院士1名,研究员级高级工程师50余名,高级工程师300余名,技术力量雄厚,主要从事控制系统总体和重要部件的研制,是一个规模较大、技术力量雄厚、集光机电一体的现代化综合性研究机构。自成立以来,该所一直承担着国家重点科研任务,成果斐然。共获科技成果奖励1000余项,其中国家级科技成果奖20余项,省部级科技成果奖100余项。

 

  在这样的体制结构下,物资供应处是配合科研队伍的配套服务部门。所有和设计有关的特殊或普通、国标或非标的元器件、大部件都是有物资供应处来统一调配管理。也就是说,设计人员提需求,物资供应处选型采购。

 

  “如果说,在2000年前,科研项目不多,试制任务项目也比较少的情况下,一年的物资需求量才三、四百万元,物资需求、计划、采购、库房管理的内容少,靠手工记帐加上一台电脑管理就可以完成了。”金算盘软件公司西安分公司项目经理高虹一直负责该研究所的信息化项目,“2000年以后,随着科研项目的增多,试制加工任务的加重,年采购量达到了2000-4000万元,加上物资管理人员大量内退,人员减少,原来那种简单的项目物资管理手段显得力不从心。财务价值核算的问题比较突出,所以先上了库房物资管理系统,配合财务部门的记账、核算和管理。物资计划、采购、检验还都沿用手工制表,出入库也是手写单据。而其实物资采购计划、统计的工作量很大,在准确率上也经常会出错,而且工作量在逐年大幅增加。”

 

  由于承担的设计任务繁重,对相关物资的选择、采购和到货安装的节奏也在加快。工作量一大,设计部门和采购供应部门之间的矛盾就出来了。设计人员很着急,而采购供应部门也是在一阵忙乱中干着急,“受气”不少。

 

  2005年,经过一番招投标的流程,金算盘物流软件中标。根据项目管理的要求,对物资管理进行流程再造和重新配置,承担着“物资供应处”多种愿景的物资管理信息化项目开始全面实施。

 

  在这个阶段的实施中,把大量的供应商信息录入到系统里面,从供应商的基本概况、采购的物资名称、规格、数量、价格等种种有关信息都以数字化的形式在金算盘物流软件中整理出来了。经过一段时间的实践准备,原来在设计人员和供应商之间“疲于奔命”的信息传递效率有了很大的提高,一个部门级的管理系统算是成功上线了。

 

  “物资管理平台”发挥整体协同效力

 

  经过四年的运行,金算盘物流软件已经无法满足更加繁重的设计和采购部门的要求了。设计人员非常希望在设计阶段就想了解有哪些备用元器件等相关部件是有备货的,或者是可以尽快联系生产的;确认选用那种部件后,多长时间可以获得批准?下了采购单后,多长时间可以准备出来?处于什么阶段?通过电话询问既耽误时间,也影响效率。

 

  2009年,物资管理处和研究所有关领导了解到金算盘的管理系统已经进入到供应链的全程管理阶段了。金算盘这套应用于多种商务模式的“全程电子商务”平台可以为位于不同地点、多级上下游关系的供应链企业提供无缝集成的商务管理。从用户的采购单可以转化成供应商的销售订单,直接进入到供应商的ERP系统,经过MRP展开后,结合库存和工艺流程的设计,尽快安排生产。如果需要采购可以以同样的方式向合格的上游供应商发出采购单,该供应商同样以类似的方式安排生产。以此类推,金算盘的全程电子商务系统使得上下游之间的商务联系浑然一体。

 

   这样的功能设计几乎可以完全满足该研究所从设计到物资采购,再到生产、财务等多个部门的紧密联系。按照预算,该研究所至少有400人需要同时在线,利用这个物资平台可以完成从设计阶段的元器件、原材料选型、申请到物资入库、出库的管理,查询和下单等基本操作更是不在话下了。

 

  由于该研究所无法利用公共互联网,而是在所内的局域网上搭建了一个电子商务平台,实现“在线看货、在线订购、在线订单查询跟踪”功能,为项目研制、生产等活动提供可靠的物资供应,使项目通过物资管理实现质量控制、成本控制的目标;同时将电子商务平台与金算盘物流管理系统相融合,从而提高物资管理效率,提升物资管理水平,使物资管理迈上一个新台阶。

 

  首先是打破了部门之间的信息壁垒,降低了信息沟通成本。信息一旦在平台上生成,就可以被所有需要的部门查阅,毋须等待时间。信息的传递不存在不及时的问题,也不会失真,避免了人为传播误差的可能。

 

  其次,信息的获取方式从被动式变为主动式,信息链下游部门不再依赖于上游部门提供报表等媒体,只要有权限,就可以获取需要的任何数据。

 

  第三,提高了设计人员的工作效率。以往设计人员需要使用物资时,必须先填制纸质采购申请单,经过一系列审批手续后到物资部门,经常由于叫法或者规格型号等细节问题,采购人员还需和设计人员进行二次沟通,才能解决。或者有时生成项目重复生产时,需要重新提以前提过的采购计划,造成大量繁琐重复的工作不断发生,工作效率低下。现在采用物资平台,原来设计人员需要三、四天的工作采购申请内容,在网站上只需二,三个小时即可轻松搞定,极大的提高了设计人员的工作效率。

 

  第四,减少了手工作业,提高了业务质量。物资平台上审批过的采购申请单据,直接下载到金算盘系统里自动生成采购计划,减少了手工流程和出错的机率,自然也就提高了业务质量。

 

  第五,为财务核算提供了准确的数据来源。项目审计要求各项目的支出明细越来越细化,以前的物流系统中,只能提供各项目领用材料情况,却不能反映各项目提请采购材料情况,信息反映不及时,就会有某些项目购买了大量的物资却没有及时领出,大量占用库存资金的事情发生而不能及时被发现。在新的物资平台中,每一笔采购申请都填写项目名称,在整个项目的采购申请过程中和项目结束后,就可方便的对项目所用材料情况进行统计汇总,给财务进行项目成本预算提供可靠依据。

 

  “私有云”的快速实施方法值得借鉴

 

  前面已经提到过,该研究所在软件应用上无法充分利用公共互联网的便利。但项目要求的时间紧、任务重,因此,金算盘和研究所的同仁在项目实施上也想尽了办法。

 

  首先,采用“私有云”的云计算部署模式,充分利用研究所的局域网资源,通过网站方式建立物资管理平台,与已经在使用的金算盘物流软件进行信息交换,实现物资管理的全面信息化。这样既不影响原有物流软件的整体结构,保证其数据安全性,又能以大家非常容易接受的方式和简单操作来完成平日里繁琐的工作。

 

  其次,将金算盘物流软件中已有的物资、人员、供应商等基础信息通过发布的方式上传到网站上进行信息共享,极大的减轻了网站初始化的工作量。将平台上已经审批完成的采购申请单,用下载的方式引用到金算盘软件中来,直接生成采购计划,然后进行询价比价、生成订单、到货通知、检验、直至合格物品入库。这样就将物资平台与金算盘软件上下游打通,形成“私有云”闭环。

 

  第三,首页包含部门公告,供应商资料和登陆界面等。将物资信息,合格供应商信息,采购流程都在物资平台网站上得到展现,在同一平台上方便大家看到各业务环节,优化企业内部流程,提高业务协同能力。五年来积累的数据库中包含了大量使用合格的物资信息,将这些内容直接发布到网站上,供设计人员浏览查询,及时了解物资详情。

 

  近年来,各合格供应商基本都陆续给物资处提供了电子手册,方便了解产品更新情况,将供应商的产品手册发布到网站上,由设计人员直接查看,极大的方便了设计人员的工作。

 

  信息化已成为当今时代的重要标志,加快信息化的发展是社会进步的需求,建立与企业完全配套的现代化物资信息化管理系统,是推动企业物资管理工作同步前进的有力保障。在研制任务快速增长的背景下,金算盘的物资管理平台满足了该研究所在资金集中管理、财务信息化、物流管理信息化等方面的具体需求,取得了良好的效果。而金算盘物资管理平台覆盖全程的功能、务实有效的实施方法也经受住了该研究所的考验,为下一步的升级合作奠定了基础。

 

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