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湖南联通资产管理项目典型案例

1 项目背景

  湖南联通经过12年的发展,随着网络建设的完善,机构的壮大,已经积累了数量非常庞大的资产,固定资产规模庞大。如何管理好如数量如此庞大的资产将联通资产管理部门来说是一个挑战。

  湖南联通公司在07年初针对全省的实物资产管理工作提出以下管理要求:

  (1) 深入贯彻“属地管理、责任到人”管理理念
  (2) 全面清查全省账存资产信息、规范资产信息
  (3) 建立标准的条码体系,实现全省资产一物一卡
  (4) 缩短业务处理周期,有效提高办公效率

2 管理理念

  金算盘公司推出的资产管理解决方案采用了集中、动态、协同、高效的先进管理理念,为湖南联通打造一个全生命周期的资产管理平台创造了有力条件。

  2.1 集中

  “集中”是指管理集中(Centralization)、数据集中(Concentration)、应用集中(Compositive)。
 
  所谓管理集中即通过软件系统实现对资产编码、职能权限分工、业务流程、资产调济职能等的适度集权统一和全面控制,通过这种方式能有效保证业务的规范性和一致性,并且能通过软件系统对下级部门的业务进行严格控制。

  所谓数据集中,指企业往往由于信息的不畅通导致企业经营管理失控,数据作为企业信息的载体,对企业的经营状况的反映,因此只有通过集中的数据才能及时、动态、全面地反映资产的存量状况、增减情况、变动情况、归属、使用状态等情况。

  所谓应用集成指系统软件、硬件平台应具有良好的可扩充、扩展能力,能够方便进行于其他关联系统间的集成,以适应未来的信息化。

  2.2 动态

  “动态管理”主要体现在“实时”和“主动”上,是指将资产的归属变化、状态变化以及其他变化进行实时的体现和反映,避免时间黑洞,改变以往对资产静态管理和被动的管理模式。

  2.3 协同

  “协同”指将使用者、管理者通过一系列动作关系进行有机链接,建立起一条资产管理链,使得整个管理工作与日常业务协调一致。同时她不仅包括人与人之间的协作,也包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同。

  2.4 高效

  “高效”意味着低成本,指利用信息系统手段,改变以往资产业务处理、资产信息采集、资产业务管理、资产监控、资产盘点清查等资产管理过程的低效状态。她主要通过易用性设计、面向角色和流程,结合现代通信技术如短信、邮件、条码技术、无线射频技术等,实现高效低成本的资产管理。

3 应用模式

  结合湖南联通的实际情况和管理要求,我们推荐的管理模式为“管理到责任人的集中式”应用模式。系统按“管理到责任人”的模式建立实物资产的责任体系,才能体现“统一领导、按职能归口、按属地分级,谁使用、谁管理、谁维护”的管理要求。

  (1)根据资产属性不同,分为管理类资产和生产类资产,对不同大类的资产采取不同的管理模式。针对管理类资产采取管理取部门资产管理员一级,所以其管理范围涵盖省分及各地市的所有部门资产管理员。针对生产类资产,采取管理到资产具体责任人一级,所以其管理范围涵盖省分及各地市的所有涉及生产类资产的业务部门的具体责任人。

  责任到人的全员管理模式是指按照“谁使用、谁维护、谁管理”的原则,对每个资产明确具体的责任人,负责资产的保管责任。同时每个资产责任人通过使用系统,完成对自己管理的资产的业务处理。使得资产管理形成每个资产责任人的日常工作之一,形成资产管理的常态化和日常化。

  责任到部门资产管理员的模式指在管理上要求每个部门必须设置部门资产管理员岗位,对管理类资产,系统应同时支持责任到部门资产管理员模式,即由每个部门的资产管理员进行系统管理本部门的资产。

  (2)在集中式模式下,可以合理利用服务器,减少硬件投资。在该模式下,各地市分公司无需部署服务器数据库,只需要登录到湖南联通的服务器即可进行业务处理,各部门及各地市通过互联网或联通内部专网访问服务器使用软件。在此方式下各单位通过网络实现在线业务处理,各级管理部门可实现在线审批及监控,使资产管理工作决策的高效化、统一化、制度化得到有力的保障。

  通过多组织机构管理,即所有地市分公司与省分公司应在同一账套,通过设置不同的组织机构进行分别管理,即可以实现数据汇总,流程的畅通,又可以确保数据的相关对立性。

  (3) 支持实物管理与价值管理相结合的管理模式

  系统一方面着眼于实物资产的归属、分布、状态等进行实物管理,同时还支持按财务管理规范要求进行资产的价值管理,并使两者有机结合,数据共享。

4 应用效果

  (1) 建立了一个全省资产集中的管理平台

  通过实物资产系统的实施,建立了覆盖湖南联通全省的资产数据中心。截至到目前为止,湖南联通实物资产管理系统管理全省资产卡片数量达13万多张 ,资产价值高达 近百亿。在湖南联通,全省近五千个职员都能顺利的登录系统,全省各项资产均有具体的责任人进行管理,明确了各个责任人的角色与权限。

  (2) 实现全省资产财务账与实物帐的对比统一
根据条码粘贴所掌握的资产盘点信息,有效的清查出了现在在湖南联通各个地市分公司的资产实物帐,并将之与财务账做行之有效的对比。使相关领导、资产管理部门、资产使用人很好的掌握了本单位、本部门、本人所管理资产的情况。

  (3) 完善了湖南联通固定资产管理制度

  在原湖南联通固定资产管理制度中,要求各个地市对本单位的资产盘点至少是一年两次,但是,由于资产信息不准确,结果导致很少达到一年两次盘点的要求。自从使用湖南联通实物资产管理系统之后,由于采用标准的条码管理、规范的地点查询、分专业、分主体等方式,能很快的按多种方式进行资产的盘点。同时,通过这个系统,深入落实联通资产管理的“属地管理、责任到人、谁使用、谁维护”的管理原则。完善了固定资产管理考核的制度。

  (4) 辅助内控检查

  在每年底湖南联通内控的检查中,通过湖南联通实物资产管理系统的应用,内控审计人员很方便的查询需要的东西,为湖南联通07年内控检查提供了有利的帮助。

  (5) 填补管理盲点

  在湖南联通原来管理模式下,对于在建工程的管理,物资管理部门和财务部门基本上对工程物资形成资产的过程无法了解,存在严重的管理上的盲点。通过湖南联通实物资产管理系统的应用,物资管理部门和财务部门可以根据工程项目查看工程物资出库情况以及工程物资形成资产情况。对工资物资的使用、损耗、节余等情况一目了然,规避了管理上存在的风险。(软件许可事业部)