公共财政

武汉公安局信息化管理资产

  一、武汉公安资产系统基本情况

  2003年2月,武汉市公安局装备处在管理过程中感觉到其装备物资管理比较混乱,需要借助信息化系统对装备物资进行规范化管理,于是武汉市公安局与金算盘签订了针对装备物资管理的信息化建设合同。通过装备物资管理的信息化建设,实现了对装备物资产的有效管理。但对于装备物资以及基建项目转固之后形成固定资产的后续管理,一直处于比较薄弱的状态,缺乏一套有效的对固定资产管理的信息化手段,公安局相关领导也意识到公安局必须改变当前固定资产管理家底不清、贫富不均、资产利用率不高、重复购置现象严重、资产清查盘点困难的现象。

  于是武汉市公安局采用了传统的财务软件中的固定资产模块进行管理。经过2两年的使用,武汉市公安局逐渐意识到传统的固定管理模块只是对资产进行简单核算,是一种静态的、局部的管理模式,不能实现对资产的全生命周期的动态化管理,主要存在以下问题:

  1、 账实不符,账账不符
  2、 不能管理实物资产的图片等附属信息
  3、 不能实现全系统的统一管理和监控,不利于资产的统一调配
  4、 统计和汇总资产信息困难,管理效率低下
  5、 不能实时动态监控资产的归属、状态
  6、 没有条码管理,资产清查困难,往往前清后乱

  2006年2月,武汉市公安局通过招标方式再次选择了我公司专业化的资产管理软件。

  目前金算盘资产管理软件已经成功运用于武汉市公安局、交管局及其下属5个分局等56家单位,管理的资产数量达到10万。武汉公安局资产管理系统的使用模式为数据大集中,即资产管理系统部署在市局,各个机构均采用公安专网访问。

  二、 管理运用模式

  1、 部署方式

  公安局运行的是金算盘资产管理系统通过公安专网,在市局服务器上现在一共建立了4个帐套,分别如下:一、市局 二、交管局 三、黄陂分局 四、江夏分局。硬件方面,使用两台IBM X346服务器,双核64位2.0GCPU, 4G内存,一台磁盘阵列,配6块146G SCSI硬盘,实现双机热备,还包括一套UPS电源,保证系统和数据的安全。

  2、 运用单位

  1)市局下属单位

  市公安局下属机构分为:会计核算单位和非会计核算单位。目前登录到“市局”这个帐套里边的机构一共有37个。

  2)交管局

  另外交管局虽然是属于公安局管理,但是交管局同时也是一个非常大的机构,在他的下面包括了18个分局,这些机构都登录的“交管理”这一个帐套。

  3)其他局

  其他两个分局即黄陂和江夏分局是属于市局直接管理,他们是独立的帐套。

  所以目前在这套系统里边运用的一共涉及到了56个机构。这些机构分布在武汉各个地方,都是采用远程登录的方式接入的。

  3、 运用范围

  武汉公安局按财务管理级次的方法实施资产管理,具体由装备财务处统筹全局资产管理。装备财务处制定规章制度,处置闲置资产,指导和监督各单位的资产工作;二级会计单位负责本级占有、使用资产的核算、使用管理;其他非会计核算单位负责本单位资产的使用管理。

  市局资产中心数据库设在市局装备财务处,各单位依托金算盘资产管理软件网络平台进行日常管理工作。涉及资产增加、盘盈、报废、调拨、盘亏等环节的各项变动均要通过资产管理系统处理。未通过管理系统处理的资产变动,市局资产管理部门将不予承认,并追究有关当事人员责任。

  市局资产管理按照房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他资产等6大类实行代码分类管理,包括房屋、车辆及枪支弹药武器装备等。各单位严格按照市局制定的《固定资产分类及代码》规定的分类、代码及计算单位,进行资产的管理、清查、登记、统计等工作。出现不属于代码表类别的资产,或需细分类别项目时,由各单位上报市局资产管理部门,经审核后由市局管理部门根据情况统一增加。

  三、 系统实施及应用情况

  1、 建立和完善各类管理规章制度

  为了规范武汉市公安局资产管理工作,也为了更好的配合使用金算盘资产管理系统,金算盘软件公司为武汉市公安局起草的固定资产管理办法,武汉市公安局以红头文件的方式将颁发下发到了每一个资产管理的机构,详见附件一。

  2、  规范和统一基础数据和存量资产数据

  为了实现全系统统一规范应用,确保数据的可比性、可汇总性、规范性,在系统建设前期,对涉及的相关基础编码和存量资产数据进行的全面的统一和规范,制定了各种基础编码的编码规范,包括:资产分类、资产卡片编号、单位、部门档案、人员档案、计量单位、变动方式、往来单位等;整理和清查了存量资产数据,保证了初始数据的准确性和统一性。

  3、 资产管理具体操作流程

  为了实现对资产业务的统一管理与监控,实现对资产变动业务的动态化流程化管理,在系统实施过程中,统一制定了各种操作流程规范,明确了各种操作的入口、审批流程、例外处理方式、输出结果等内容,并将充分考虑实际情况,区别规范了独立核算单位和非独立核算单位、独立单位与职能部门、外购与调拨等各种不同的业务形态的操作流程,将各类流程进行固化、下发并组织培训学习。

  1) 独立核算会计单位操作流程

 

 

  2) 非独立核算报销单位操作流程

  上级拨入固定资产操作流程

 

 

  3) 市局职能科室操作流程(装备科)

  批量购入

 

 

  调拨出库

 

 

  4) 非独立核算单位,固定资产自购、减少、变动、报废、盘亏

 

 

  4、 报表的运用

  通过系统的应用,大大提高的了数据的统计汇总效率和准确性,通过“资产明细表”,每年市局可打印出各个机构的资产明细表,然后到各个机构进行资产的清查。

  各个机构利用系统的资产明细帐,实现与财务账的对比核对,确保的账账相符,利用高效的条形码管理手段,实现数据清查,并与报表数据的自动核对,确保账实相符。

  市局资产管理部门、财务部门负责建立市局资产实物总账和财务总账,并和使用部门每半年对账一次,使账实、账卡、账账保持一致。每年对本部门的资产进行一次全面清查盘点,查明资产的实有数与账面结存数是否相符,资产的管理、使用、维修等情况是否正常。

  四、 软件运用效果

  经过两年的运用和实践,武汉公安局在资产管理方面取得了显著的效果。主要表现为“八化一低”:固定资产数据信息集中化;固定资产数据统计准确化;固定资产管理实现统一化;固定资产管理制度规范化;固定资产管理责任明确化;固定资产价值应用高效化;防止国有资产流失有效化;保护国有资产安全完整化。“一低”指管理投入成本低。具体体现在以下几个方面。

  1、科学、准确的管理市局拥有各类资产的数量金额。
  2、准确掌控市局各单位部门拥有各类资产的数量金额。
  3、准确分析种类资产数量金额在各单位部门的分布情况。
  4、适时了解分析资产的变动情况,实现动态管理。
  5、合理调配资产,提高资产的使用效率,减少资产的重复购置,每年能节约资金近千万。
  6、规范了的市局资产管理流程,实现购买、验收、付款、维修、减少、报废等活动的审批管理,有效的保护国有资产的安全完整,每年能防止资产流失近百万。

  武汉公安局在《行政单位国有资产管理暂行办法》和《事业单位国有资产管理暂行办法》出台之季,通过与金算盘的成功合作,已经在资产管理方面领先一步,并取得了良好效果,无疑为我国公安系统资产管理提供了宝贵的经验。

 

附件一:武汉市公安局固定资产管理工作规范

  为了加强固定资产的管理,提高固定资产的使用效益,使固定资产得到合理的配置,有序的管理,根据财政部《行政单位会计制度》等文件,制度本规范:

  一、 市局固定资产管理实行责任管理制。凡占有、使用固定资产的单位,其行政领导为单位固定资产管理的责任人。各单位要确定专管人员负责固定资产的档案管理、资产核实及日常管理工作。

  二、 市局固定资产严格按财务管理级次进行管理。装备财务处统筹全局固定资产管理,制定规章制度,处置闲置固定资产,指导和监督各单位的固定资产工作;二级会计单位负责本级占有、使用固定资产的核算、使用管理;其他非会计核算单位负责本单位固定资产的使用管理。

  三、 市局固定资产管理工作实现网络化微机管理。固定资产中心数据库设在市局装备财务处,各单位依托固定资产管理软件网络平台进行日常管理工作,涉及固定资产增加、盘盈、报废、调拨、盘亏等环节的各项变动均要通过固定资产管理软件系统处理。未通过管理系统处理的固定资产变动,市局固定资产管理部门将不予承认,并追究有关当事人员责任。

  四、 市局固定资产管理按照房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产等6大类实行代码分类管理。各单位要严格按照市局制定的《固定资产分类及代码》规定的分类、代码及计算单位,进行资产的管理、清查、登记、统计等工作。出现不属于代码表类别的固定资产,或需细分类别项目时,由各单位上报市局固定资产管理部门,经审核后由市局管理部门根据情况统一增加。

  五、 各单位固定资产管理部门要做好与财务部门的协调工作,所有固定资产变动均应先由本单位固定资产专管员录入固定资产管理系统,在按《固定资产工作流程》规定,经相关固定资产管理部门审核批准后,再向财务部门报送相应单据,财务部门未收到相应单据不得对实际固定资产科目的内容进行财务报销、核销等财务处理。

  六、 固定资产管理部门对配备给个人使用的固定资产或物品,要建立领用交还制度,并督促使用人爱护所用的资产。工作人员工作调动时,应在其办理所用资产交还手续后,方可以办理调动手续。

  七、 市局固定资产管理部门、财务部门负责建立市局固定资产实物总帐和财务总帐,并和使用部门每半年对帐一次,使帐实、帐卡、帐帐保持一致。每年对本部门的固定资产进行一次全面清查盘点,查明固定资产的实有数与帐面结存数是否相符,固定资产的管理、使用、维修等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题,应查明原因,说明情况,编制相关固定资产盘盈、盘亏表,按管理权限报经本部门或上级主管领导批准后,调整固定资产帐目。

  八、 市局装备财务处和二级会计单位按管理级次,拥有固定资产的处置权,其中二级会计单位占有、使用的土地、房屋和单位价值达3万元以上(含3万元)的固定资产处置必须把装备财务处审核备案。其他非会计独立核算单位均没有固定资产处置权,如要进行固定资产处置,需按有关规定报装备财务处审核批准。

  九、 固定资产发生损坏、丢失、被盗等意外事故需立即查明情况,上报资产管理部门,并按规定作出处理。未经资产管理部门审核批准,执行拆卸、改装、报废处理固定资产、按违反财经纪律处理。各类财产应分别规定使用年限,制定仪器设备利用率、完好率等项指标,作为考核衡量管理好坏的重要依据。对取得较好成绩的单位和个人,要给予表彰或奖励。对管理不善,玩忽职守或违反操作规程,造成财产损失的,将视其具体情况分别给予批评教育、行政处分、经济赔偿或其他处罚。