公共财政

上海浦江镇引进“大资产”管理管家

  随着改革开放的不断深入,我国农村集体资产的改革也在不断加速。但是面对资产清查和管理过程中出现的重重困难:家底不清、管理落后、时有流失、盲目采购、监管乏力等,乡镇企业及村级行政单位该如何面对?今年,上海闵行区浦江镇请来资产管理的“管家”,借助信息化手段,融合“大资产”管理理念,极大地提升了资产管理水平。

  资产管理“乱”

  浦江镇是“一城九镇”中离市中心最近的一个镇,下辖56个自然村。2000年,闵行区撤掉陈行镇、杜行镇、鲁汇镇三个镇,合并成为浦江镇。“并镇之后,由于三个镇的资产管理体系不一样。到底有多少‘家底’大家心里都没有谱,具体有多少设备物资、办公用品、房屋建筑、土地等等没有确切数字,而很多村取资和资产变动情况比较随意,常常是村书记一言堂的情况。”浦江镇经济发展管理办公室主任范广权回忆起几年前一摊子的资产管理问题,一些资产管理中的“沉疾暗疴”在资产清点和管理过程暴露出来,给资产管理工作带来了很多不便。另外,在开发浦江镇过程中,浦江镇资产管理委员会相继成立了一些由浦江镇经营公司投资控股、参股的公司,承担一些政府管理职能。“除了对固定、有形资产监管好外,我们还要把这些公司的资金也监控好。但是很多情况下我们不知道这些资产经营公司有多少资产,也不知道资产经营公司在做些什么。” 浦江镇经济发展管理办公室资产管理科龚华表示当时的管理比较被动。

  有一次领导问资产科龚华,目前浦江镇有多少闲置土地,土地租赁一年收入多少?房屋租赁一年收入多少?这些个问题一下子把龚华难住了。“资产数据没法查,资产变动不规范,租赁无效情况比较多。在资产处置变更方面,有些资产权属问题不清晰,账面上没有记录,很容易流失掉。在合同租赁方面,操作不规范或者无效的情况较多。以前有些村领导一块土地50年都敢租,导致现在村里没有连续的收入进账。”

  面对资产管理中频频出现的问题,在浦江镇政府领导的大力支持下,范广权下决心要改变浦江镇资产管理的面貌。首先统一思想,落实任务到资产科。然后立即着手对浦江镇的资产管理来了一次彻底的“归整”。范主任深谙要理顺资产,做好清点管理工作,首先要有制度规范的落实。于是,浦江镇先后出台了一系列资产管理的制度性规范性文件,对资产投资、资产处置、信贷担保、合同等做出了规定。与此同时,2004年10月,浦江镇开始建立浦江镇的资产台账体系,各单位将固定资产以手工台账的形式反映出来。各村落实专管人员,落实相应的规章制度,落实主要负责人。在一段时间的培训之后,建立起了手工资产台账体系。“一年多时间的运行,这套手工管理体系取得了一定成绩,但是手工管理效率不高,数据汇集容易滞后,管理的东西也不全面。”范主任表示当时在信息化管理已经蔚然成风的情况下,浦江镇决定借助信息系统来整合资产管理的信息和资源,实现更为高效、便捷的管理。通过多方面的考察和比较国内外多家资产管理系统厂商的产品,最终选定了上海金算盘软件有限公司作为资产管理信息化的合作伙伴,在政府内部及下属机构中全面实施金算盘VPS.eAM系统。

  走“大资产”管理道路

  导入资产管理系统是一次资产管理理念升华、资产管理水平提高的契机,既可以将所有资产情况来一次“大会师”,也可以使得资产管理流程再造,实现精细化管理。浦江镇政府相关领导特别是经发办相关领导根据浦江镇资产管理的现状,提出了在进一步加强有形资产日常管理的基础上,融合资产处置业务审批、流动资产的财务监管及资产业务的预警分析等创新的理念,将资产管理与财务监管有效的结合起来,形成一个规范的并有浦江特色的资产管理系统。在范广权看来,资产管理不仅是固定资产管理,只要是资源性的东西都是管理范畴,“资产应该是‘大资产’概念,我们的管理应该走‘大资产’道路。”

  在资产的日常管理上,金算盘VPS.eAM系统设置了三大部分:土地类资产管理、房屋及构筑屋类资产管理、设备类资产管理。每个村及生产小组的土地、房屋及构筑物都做相应的卡片记录,建立一个完善的土地、房屋及构筑物资产数据库,这样就可以根据实际需要查询每个村及生产小组的土地、房屋及构筑物的基础信息及使用状况。而对于设备类管理则实施整个生命周期的管理,包含设备采购、设备登记、变动处置、设备盘点、设备报废等功能。利用一个统一的数据库,对所有设备进行跟踪记录。另外,为了方便查询浦江镇各个村及生产队资产管理的状况、统计由各村基础数据生成的报表,在VPS.eAM系统中还设置了电子地图查询的功能。点击该地图上某村所在点的图标,系统自动关联出该村在系统中的基本信息和生成的相关报表。电子地图的设计符合人性化的操作,既可方便相关领导查询,也可简化系统操作的流程。

  除了资产台账部分,资产审核审批、财务报表分析、预警等系统丰富和完善了浦江镇“大资产”管理要素。结合浦江镇实际业务审批流程,项目开发组将不同资产业务审批转移到资产管理系统中,根据资产处置的实际情况,各级领导可给予相应的审批。“资产处置的项目有很多,有报废、出售、调拨、转让等,设置一次性通用表,要求一些比较重大的资产处置一定要走这个流程。” 范广权谈到这样一个电子政务流程非常有必要,流程公开化、透明化,这样就规范了整个资产处置流程,各相关部门可实时查询未经过规范性流程审批的资产变动。

  在对有形资产管理的基础上,浦江镇的相关领导提出了强化监管流动资金的变化强化监管的创新理念。“村里收支两条线要清楚,老百姓很关心这些流向,动辄几千万、上亿的资金,所以资金的流向要监管好,把资产负债体系也纳入资产管理中。”龚华强调通过与各村财务软件无缝对接,财务系统生成的资产负债表及收支状况表可自由导入到资产管理系统中的数据库中。对下属单位的两大报表的汇总分析,可以实时监控大额资金的流动。根据实际的查询要求可以对不同单位的一级会计科目或明细科目进行交叉汇总,可自由选择汇总的单位或会计科目。这样就代替了以前用excel表进行数据汇总的方式,大大提高了工作效率。  

  在财务分析的基础上,浦江镇的相关领导为了能进一步规范资产管理的流程,提出了资产管理与预警分析相结合的先进理念。结合软件系统,将可能存在问题或风险的管理环节,逐一加以监控。预警系统主要包含四个方模块:大额资金支出预警、资产变动未经审批预警、到期应收租赁款预警、出租项目无合同预警。“比如各村招待费用这一项,我们设置一个临界值。一旦各村财务数据导入,超过临界值我们就要派审计机构去关注一下。”范广权指出有了预警系统后,很少有超过临界值的,规范了各村取资用资的情况。

  由监管到盘活

  前不久,浦江镇镇长要求了解一下浦江镇闲置的房屋数量,资产科很快就将数据上报上去,让镇长着实感受到了浦江镇资产管理的新面貌。“以前我们要查这个数据要花一个月的时间,现在借助金算盘VPS.eAM系统只要几分钟就可以得出结论。”资产科龚华有点兴奋地说。“通过这套系统,我们镇政府能够实时动态全方位地掌握资产总量、存量、变动、投资、收益等情况。现在百分之八九十的集体资产情况可以掌握好,资产公司经营活动的百分之七八十我们可以掌握。”
以往资产管理工作依赖手工,管理人员工作量大,还容易造成数据信息不全面、不准确,这套资产管理系统提供了完善的条形码管理方案,将资产分类、单位信息、规格型号、资产编码等多项资料融入条码信息对资产进行登记,规范了信息的收集,提高了数据的准确性。通过这套系统,浦江镇初步实现了多组织机构中的资产集中管理,解决了原有的资产信息不集中、资产管理效率低等痼疾,政府与下属机构之间出现的信息孤岛现象也得到了很大的缓解。

  更为重要的是,通过这套系统的导入,管理者的管理思维得到了更新,原有的粗放式的管理模式开始向集约式转变。浦江镇初步实现了对村单位设备物资、办公用品、房屋建筑、土地、交通工具、无形资产的全面管理,通过一系列手段,采用宏观与微观、静态与动态相结合的管理方式,实现对资产整个生命周期过程的实时动态管理。

  几个月的时间,这套系统就上线运转起来。能够这么快地落实贯彻与手工台账体系的建立分不开。“基于前面两年资产台账体系建设,已经把数据库理顺和建立起来,我们直接把数据输入进去就可以了。如果没有这个基础,我想没有一年半载是做不起来。”资产科龚华表示整个系统实施过程还算比较顺利,金算盘软件公司意识到用户群体在使用水平上的层级,所以采取了提升兴趣,突出主要流程,集中培训,分步实施的方法,确保将管理系统的应用落实到实处。

  “接下来我们要出台一个规范性文件。有了这样一个系统,一定要有规范制度来保证,给系统操作、数据的准确性和真实性以考核体系。” 范广权如是说。浦江镇的资产监管工作在“管家”的帮助下逐步到位,而在建设和谐新农村的主题下,怎样盘活资产,利用现有的资产来造福浦江镇农村经济发展成为资产科下一步的目标。拾阶而上,从监管向经营过渡,实现资产管理的真正价值所在。